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Agenzia delle Entrate: Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi

Con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017 (allegata) l’Agenzia delle Entrate risponde ad un interpello sulla possibilità di conservare digitalmente i documenti delle note spese e dei relativi giustificativi.

Ove vi sia una procedura informatica che garantisca la immodificabilità, l’integrità ed autenticità dei documenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata, ciò per il fatto che  i  giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.

La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici in quanto è «possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Ove, diversamente, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico (es: giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale), e se l’azienda optasse per una loro conservazione elettronica, questa,  necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dall’articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014 che ne attesti la conformità all’originale  delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico

 Agenzia Entrate risoluzione n. 96 del 21 luglio 2017